10 ideas inteligentes de control de costes hoteleros para ahorrar dinero

La inflación, los problemas laborales y el aumento de los costes para satisfacer las necesidades de un viaje de los huéspedes cada vez más tecnológico y sofisticado. ¿Hay algo más urgente en la mente de los hoteleros que les impida pasar noches en vela pensando en cómo reducir los costes de su hotel y mantener su negocio a flote? Con una cantidad cada vez mayor de retos asociados a los costes en nuestro sector, este tema no podría haberse abordado en mejor momento.

Desde nuestra perspectiva de consultoría de revenue management para hoteles y operador hotelero, vemos tanto retos como oportunidades para los hoteleros. La clave está en actuar de forma adecuada y oportuna, dando prioridad a las iniciativas correctas que realmente marquen la diferencia. Los costes siempre pueden reducirse, pero ¿cómo repercuten en tus operaciones cotidianas y cómo se reflejan en la experiencia de tus huéspedes?

¿Quieres saber cómo convertir los problemas de costes en una ventaja competitiva? Sigue leyendo nuestro artículo sobre cómo abordar esta cuestión polifacética.

Resumen del artículo:

• ¿Qué es el control de costes en un hotel?
• ¿Por qué es importante el control de costes para los hoteles?
• ¿Cómo pueden reducir costes los hoteles? 10 Estrategias para que los hoteles reduzcan costes
  • Invierte en la pila tecnológica adecuada
  • Reinventa tu estrategia de marketing
  • Aprovechar al máximo la superficie de tu hotel
    
  • Externalizar la gestión del revenue management
  • Contratar y retener al personal adecuado
  • Análisis PnL
    
  • Aprovechar el boca a boca
  • Negociar contratos de alquiler
    
  • Habla con tus proveedores
  • Ser ecológico
• Conclusión

¿Qué es el control de costes en un hotel?

Cuando hablamos de control de costes en el sector hotelero, solemos referirnos a la gestión de los gastos y la optimización de los recursos. Gestionando los costes con diligencia, los hoteles pueden garantizar la rentabilidad y la sostenibilidad financiera. Los retos del control de costes pueden variar de un hotel a otro, según el segmento de mercado, la ubicación y la clasificación por estrellas, pero la mayoría de los hoteles se enfrentan a problemas similares. Como indica un estudio reciente de Statista, los hoteleros destacan la situación económica general como el siguiente mayor reto (48%), seguido de la adquisición y retención de personal (43%) y el coste de personal (42)%.

Antes de profundizar en por qué el control de costes es importante para los hoteles, es importante seguir un enfoque estructurado con pasos claramente definidos que ayuden a tomar decisiones bien informadas:

• Identificación de los gastos: Se identifican y clasifican todos los gastos en que incurre el hotel.
• Establecimiento de puntos de referencia: : Permite comparar los resultados con otros hoteles similares.
• Analizar los gastos: Identificación de valores atípicos que requieren una revisión más profunda.
• Aplicar medidas de ahorro: Basándose en el análisis, se aplican medidas de ahorro en las áreas en las que pueden reducirse los costes sin afectar a la calidad del servicio.
• Seguimiento de los gastos: Los gastos del hotel se controlan continuamente para garantizar la eficacia de las medidas de ahorro.

¿Por qué es tan importante el control de costes para los hoteles?

Está claro que un control óptimo de los costes ayuda a los hoteles a tener un modelo de negocio rentable y sostenible. Sin embargo, hay muchos aspectos que deben tenerse en cuenta para obtener los mejores resultados.

En resumen, el control de costes es importante en los hoteles por varias razones:

Rentabilidad:Los hoteles son empresas y, como cualquier otra empresa, su objetivo último es obtener beneficios. Controlando los costes, los hoteles pueden reducir sus gastos y aumentar su cuenta de resultados.

Ventaja competitiva: El control de costes también puede proporcionar a los hoteles una ventaja competitiva. Al reducir los costes, los hoteles pueden ofrecer mejores tarifas a los clientes, lo que les permite posicionarse mejor ante los viajeros preocupados por el presupuesto. Esto puede ayudar a los hoteles a atraer a más huéspedes y competir más eficazmente con otros hoteles de la zona.

Sostenibilidad: Al reducir los residuos y conservar los recursos, los hoteles pueden reducir su impacto medioambiental y funcionar de forma más sostenible. Esto puede resultar atractivo para los huéspedes concienciados con el medio ambiente, que pueden elegir alojarse en hoteles que den prioridad a la sostenibilidad.

Eficiencia operativa: Al eliminar gastos innecesarios y racionalizar los procesos, los hoteles pueden mejorar su eficiencia operativa y prestar un mejor servicio a los huéspedes.

Está claro que el control de costes es un aspecto importante del sector de la hotelería y la gestión hotelera que permite a los hoteles obtener una ventaja competitiva sobre sus competidores.

¿Cómo pueden reducir costes los hoteles? 10 estrategias con ejemplos para controlar los costes 

1. Invertir en la pila tecnológica adecuada

Los hoteles deberían invertir en una pila tecnológica completa centrada en gestionar los datos de los huéspedes, agilizar los procesos operativos y reducir los costes de explotación.

Por desgracia, muchos hoteles se están quedando rezagados en lo que respecta a la inversión en tecnología, a pesar del acelerado crecimiento digital observado en otros sectores (McKinsey). Siguen dependiendo en gran medida de procesos manuales, sistemas anticuados y soluciones de software desarticuladas, que pueden dar lugar a ineficacias, errores y malas experiencias de los huéspedes. Este planteamiento no sólo pone a los hoteles en desventaja frente a otras empresas que han adoptado la tecnología, sino que tampoco satisface al viajero de hoy, cada vez más digitalizado.

Para dar un paso adelante, los hoteles deberían invertir en tecnología centrándose en las prioridades adecuadas, reduciendo las ineficiencias operativas y mejorando al mismo tiempo las experiencias de los huéspedes. Por poner algunos ejemplos prácticos, los hoteles pueden centrarse en:

Recepción

Una buena pila tecnológica puede reducir en gran medida las ineficiencias y acelerar los procesos operativos en la recepción de un hotel. Automatizando tareas como el registro de entrada y salida, la asignación de habitaciones y el procesamiento de pagos, los hoteles pueden agilizar sus operaciones de recepción, reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia general de los huéspedes.

Por ejemplo, con un Property Management System (PMS) completo, los hoteles pueden gestionar todas las operaciones de recepción desde una única interfaz, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente y el riesgo de errores. El PMS adecuado también puede automatizar procesos como la asignación de habitaciones y la gestión del inventario para ayudar a reducir la carga de trabajo del personal de recepción, dándoles más tiempo para centrarse en ofrecer un servicio excepcional a los huéspedes.

Marketing

Al elegir las herramientas de marketing adecuadas, como un sólido sistema CRM, los hoteles pueden capturar y almacenar datos de los huéspedes de todos los canales de distribución. Estos datos pueden incluir preferencias, historial de reservas y opiniones de los clientes, que pueden utilizarse para personalizar la experiencia de los clientes, ofrecer promociones específicas y mejorar su fidelidad (más información sobre la importancia de recopilar datos de los clientes de un hotel). Sin estos valiosos datos, los hoteles tendrán dificultades para tomar decisiones informadas, lo que se traducirá directamente en una pérdida de oportunidades de ingresos.

Housekeeping

Los hoteles que inviertan en tecnología para racionalizar las operaciones de limpieza se beneficiarán de tareas automatizadas como la asignación de habitaciones, los horarios de limpieza y la gestión del inventario. Todas ellas suponen un gran paso para ayudar a los hoteleros a reducir los costes laborales, mejorar la eficacia de la limpieza y garantizar que las habitaciones de los huéspedes estén siempre listas a tiempo.

2. Reinventa tu estrategia de marketing

Los hoteles pueden reinventar su estrategia de marketing adoptando un enfoque que dé prioridad a los datos y creando herramientas sofisticadas para tomar decisiones mejor informadas. Con el enfoque adecuado, los hoteles pueden obtener su parte justa de ingresos directos y poseer valiosos datos de los huéspedes que les proporcionen perspectivas para llevar su estrategia al siguiente nivel.

Recopilando y analizando los datos de los huéspedes procedentes de múltiples fuentes, los hoteles pueden conocer mejor su comportamiento y preferencias. Esto, a su vez, puede utilizarse para crear campañas de marketing específicas que resuenen entre su público y generen reservas de gran valor. He aquí algunos ejemplos:

• Mejores programas de fidelización: mediante el seguimiento de la actividad y las preferencias de los huéspedes, los hoteles pueden ofrecer recompensas personalizadas, como descuentos, mejoras gratuitas de habitación o acceso a eventos exclusivos.
  

• Crea mejores campañas de email marketing: segmentando a los clientes en función de factores como el historial de reservas, las preferencias y los intereses, los hoteles pueden crear ofertas y promociones personalizadas que tengan más probabilidades de impulsar las reservas.
  

• Obtén más opiniones y conviértelas en información práctica: los hoteles pueden enviar encuestas y formularios de opinión automatizados a los clientes después de su estancia, lo que ayuda a recopilar valiosas opiniones y datos sobre la satisfacción de los clientes, que pueden utilizarse para mejorar su experiencia y fidelizarlos.

• Upselling y Cross-Selling: rastrea las preferencias y el historial de reservas de los clientes, lo que permite a los hoteles ofrecer ofertas personalizadas de upselling y cross-selling. Por ejemplo, a un cliente que ya haya utilizado el spa durante su estancia se le puede hacer una oferta especial para que visite el spa u obtenga un descuento en un tratamiento de bienestar. Este tipo de personalización puede determinar el éxito de una campaña de correo electrónico.
  

• Gestión de contenidos:mantener el impulso es clave en marketing. Para mantener ese impulso, los hoteles pueden utilizar herramientas que les ayuden a crear contenido relevante y de alta calidad más rápidamente, sugiriendo temas, palabras clave y ayudándoles con la redacción.

• Campañas de captación: por último, un CRM puede utilizarse para identificar a los huéspedes que llevan tiempo sin reservar y crear campañas de captación para que vuelvan. Ofreciendo promociones e incentivos personalizados, los hoteles pueden atraer a antiguos clientes para que vuelvan y reserven. Asegúrate de ofrecer algo extra o único, para impulsar realmente el compromiso y el interés para que vuelvan a visitarnos.
  

Nota importante: los hoteles pueden emprender muchas iniciativas de marketing. Sin embargo, es vital asegurarse que estamos pescando en donde están realmente los peces y probar distintas estrategias antes de lanzarse a por una idea concreta. Establecer objetivos claros y dar prioridad a los principales generadores de ingresos es el camino a seguir.

Con un enfoque centrado en los datos y una comprensión clara de su público y sus objetivos, los hoteles pueden crear campañas de marketing que sean eficaces y eficientes, reduciendo así los costes que se gastarían en campañas ineficaces. En el centro de todo está un sistema CRM, que será necesario para cribar y gestionar grandes cantidades de datos de huéspedes, y será clave para mantener el impulso en tus acciones de marketing utilizando la automatización para aumentar la producción.

3. Aprovechar al máximo el espacio de tu hotel

Reinventar los espacios de los hoteles y aprovechar al máximo cada zona para ayudar a generar ingresos adicionales es una tendencia importancia en la hostelería. Al replantearse espacios hoteleros infrautilizados, como salas de conferencias o incluso plantas enteras que a veces permanecen inactivas, los propietarios de hoteles pueden insuflar nueva vida a sus operaciones. Por ejemplo, piensa en convertir tus espacios para eventos o F&B en un espacio de trabajo multifuncional para crear un próspero entorno de coworking, que sigue siendo un público clave al que dirigirse, ya que el trabajo a distancia seguirá aumentando. 

Este enfoque puede conducir a la creación de nuevas fuentes de ingresos, una mayor competitividad y un renovado atractivo de la marca. La oportunidad perfecta para convertir un espacio costoso en activos generadores de ingresos.

4. Externalizar la gestión y el revenue management

Externalizando la gestión hotelera y revenue management, los hoteles pueden ahorrar dinero y aumentar la generación de ingresos. La externalización permite a los hoteles recurrir a profesionales experimentados especializados en áreas como lel revenue management, la gestión financiera, el marketing y la mejora del rendimiento operativo. Estos expertos hoteleros pueden ayudar a los hoteles a identificar áreas en las que reducir costes y aumentar beneficios, garantizando un balance final saneado.

Además, la externalización permite a los hoteleros centrarse en sus competencias básicas, mientras los expertos se ocupan de las operaciones y la gestión del hotel. Esto no sólo ahorra tiempo, esfuerzo y dinero, sino que garantiza que cada detalle del negocio esté en forma óptima y reciba la atención que merece.

5. Contratar y retener al personal adecuado

Como propietario de un hotel, no eres ajeno al hecho de que los costes laborales son uno de los gastos de explotación más importantes de tu negocio hotelero. Veamos algunas medidas a tener en cuenta:

Formación cruzada del personal

La formación cruzada de tu personal no sólo es una forma excelente de asegurarte de que tienes un equipo bien formado que puede cubrirse mutuamente cuando sea necesario, sino que también puede ayudar a evitar tener que llamar a personal temporal adicional si alguien se pone enfermo, lo que suele suponer un coste elevado.

Incentiva a tu personal

Ofreciendo incentivos, puedes motivar a tu personal para que trabaje más y con más eficacia, lo que en última instancia puede suponer un ahorro de costes.

He aquí dos ejemplos de incentivos que puedes ofrecer:

• Introducir un sistema digital de propinas: introduciendo un sistema digital de propinas, puedes animar a los clientes a dar propinas al personal, lo que puede dar ese empujón extra de motivación.
  
• Incentivos de venta para los agentes de recepción:si incentivas al personal de recepción para que venda habitaciones de categoría superior u otros servicios, puedes aumentar tus ingresos sin incrementar los costes laborales. Por ejemplo, puedes ofrecer una bonificación al personal de recepción por cada mejora de habitación que vendan, o un porcentaje de los ingresos adicionales generados por la venta adicional.
  

Mejora el proceso de incorporación de nuevos empleados

Un proceso de incorporación bien estructurado y exhaustivo puede ayudar a los nuevos empleados a comprender sus funciones y responsabilidades y a ser más productivos con mayor rapidez, reduciendo en última instancia la cantidad de tiempo y recursos necesarios para la formación.

Pon en práctica estos consejos para mejorar tu proceso de incorporación:

• Ten un plan en marcha: asegúrate de que tienes un plan en marcha para la incorporación de nuevos empleados. Este plan debe incluir un calendario de actividades, como sesiones de orientación, formación y presentación de los principales miembros del equipo. Disponer de un plan ayudará a los nuevos empleados a sentirse más seguros y cómodos en sus funciones y a ser más productivos con mayor rapidez.
  
• Assigna un mentor:asignar un mentor a los nuevos empleados es una forma excelente de ayudarles a integrarse en el equipo más rápidamente. Esta persona puede ayudar a los nuevos empleados a desenvolverse en el lugar de trabajo, responder a sus preguntas y proporcionarles comentarios y apoyo. Tener un mentor puede ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos en sus funciones y, en última instancia, reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para la formación.
  
• Proporciona expectativas claras: asegúrate de que los nuevos empleados comprenden sus funciones y responsabilidades y lo que se espera de ellos. Esto puede incluir proporcionar descripciones detalladas de los puestos, métricas de rendimiento y expectativas de comportamiento y conducta en tu hotel. Proporcionar expectativas claras ayudará a los nuevos empleados a entender lo que se espera de ellos y a cumplir mejor lo que se espera de ellos.
  

6. Análisis de pérdidas y ganancias: Lo que entra y lo que sale

La cuenta de pérdidas y ganacias (PnL – Profit and Loss statement) es un informe crucial que los hoteleros deben analizar, ya que puede ayudarles a reducir costes y mejorar la rentabilidad. Todo negocio hotelero que desee obtener unos resultados financieros positivos, debe invertir una buena cantidad de tiempo en elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias bien estructurada, y dedicar tiempo a revisarla mensualmente con los principales interesados.

Observar los gastos inusuales, las compras y revisar cada partida puede revelar oportunidades de reducción de costes, incluidos pequeños ahorros que pueden acumularse con el tiempo.

Además, examinar los flujos de ingresos es una forma estupenda de ayudar a los hoteleros a identificar oportunidades de generar más ingresos, como dónde y cuándo aplicar estrategias para impulsar los ingresos auxiliares.

Analizando críticamente tu cuenta de pérdida y ganancias (PnL), los hoteles pueden asegurarse de que los ingresos y los gastos se distribuyen uniformemente a lo largo del año, lo que es esencial para prepararse para los periodos de temporada baja.

7. Aprovechar el boca a boca

Los hoteles pueden aprovechar el poder del boca a boca para reducir costes aumentando la retención de huéspedes y disminuyendo los gastos de marketing. Los huéspedes satisfechos que han tenido una experiencia positiva tienen más probabilidades de convertirse en clientes habituales y recomendar el hotel a sus amigos y familiares. Esto puede conllevar los siguientes beneficios:

• Reducción de los gastos de marketing (mayor dependencia de las recomendaciones orgánicas frente a la publicidad de pago).
• Mayores índices de ocupación gracias a una mejor exposición.
• Mayores ingresos por huésped (especialmente si el boca a boca ha convencido a los huéspedes para reservar complementos, por ejemplo, un paquete o una venta adicional).

Además, el boca a boca también puede ayudar a los hoteles a identificar áreas en las que pueden mejorar sus operaciones y reducir costes. Escuchando activamente las opiniones de los huéspedes y abordando cualquier problema, los hoteles pueden mejorar la experiencia general de los huéspedes y reducir el número de críticas o quejas negativas.

8. Negotiación de contratos de alquiler

La negociación de un contrato de arrendamiento puede ser una oportunidad para que los hoteleros revisen los términos y condiciones de sus contratos actuales e identifiquen las áreas en las que pueden conseguir un mejor trato, como los cálculos del alquiler, las cargas, los gastos de capital y los importes de las garantías.

Sin embargo, cada hotel es único y, por tanto, cualquier negociación debe ser preparada con diligencia y supervisada por un gestor de activos hoteleros para garantizar que se consigue el mejor resultado posible, pensando tanto a largo como a corto plazo.

9. Habla con tus proveedores

Cuando vence el plazo de renovación de los contratos con los proveedores, los hoteleros tienen la oportunidad de renegociar las condiciones y conseguir tarifas más favorables para los suministros y los contratos. Sin embargo, la preparación es clave para tener éxito en la renegociación. Por eso, nuestros consultores hoteleros recomiendan seguir estos pasos cruciales:

1. Investiga los precios actuales del mercado para los productos y servicios que necesitas. Y, solicita tarifas a otros agentes del mercado para comparar las tuyas actuales. Esta información te ayudará a comprender el valor justo de mercado y qué tarifas puedes esperar.
   
2. Muéstrate abierto a discutir condiciones como calendarios de pago y mínimos de pedido/posibilidades de descuento por volumen, ya que esto puede ayudarte a ahorrar costes a largo plazo;
   
3. Establece relaciones con los proveedores también puede ayudarte a negociar mejores condiciones. Ofrecer a los proveedores referencias a cambio de mejores tarifas puede ser beneficioso para ambas partes.
   

10. Ser ecológico

Las iniciativas ecológicas en los hoteles no sólo tienen beneficios medioambientales, sino que también pueden suponer un ahorro de costes a largo plazo. Simplemente reduciendo el consumo de energía y agua, los hoteles pueden reducir sus facturas de servicios y ahorrar dinero en mantenimiento y reparaciones.

Aspectos como tener en cuenta la estacionalidad pueden ayudar a proyectar posibilidades para evitar el desperdicio excesivo de alimentos o el uso de energía. Pensar en cerrar zonas o plantas concretas del hotel en épocas de baja demanda, tener una pequeña carta estacional que evite la sobrepreparación de platos impopulares y reducir el número de alimentos perecederos almacenados puede ayudar a tener un impacto significativo en el coste y la sostenibilidad.

Por último, empresas como Too Good To Go ofrecen a los restaurantes de los hoteles la posibilidad de vender alimentos a un coste reducido para evitar el desperdicio de alimentos.

Conclusión

Las medidas de control de costes son esenciales para los hoteles que quieren mejorar la rentabilidad y alcanzar el éxito reduciendo los gastos de explotación. Como consultoría de revenue management para hoteles y operador hotelero, siempre aconsejamos elaborar una estrategia global que incluya un análisis del impacto de las medidas de ahorro de costes para garantizar que la satisfacción de los huéspedes no se vea comprometida.

Esperamos que estas estrategias de reducción de costes te hayan servido de inspiración para convertir tu hotel en un negocio más rentable.

Saludos,

Patrick Landman

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